Резервное копирование данных компании: правило 3-2-1

Резервное копирование данных — это регулярное создание копий баз, документов и настроек, из которых можно восстановить работу, если оригинал пропал или испорчен. Пока всё работает, копии кажутся лишней статьёй расходов. Нужны они в самый неудобный момент: сервер не загрузился, бухгалтер удалил не ту папку, утром все файлы оказались зашифрованы.

Ниже — что именно копировать, от каких бед защищает бэкап данных компании, как устроено правило 3-2-1, как часто делать копии и сколько их хранить. И отдельно — ошибки, из-за которых копия вроде бы есть, а восстановиться из неё нельзя.

Что входит в резервное копирование данных: не только 1С

Начните со списка того, без чего компания не сможет работать завтра утром. Обычно в него попадают:

• Базы 1С — бухгалтерия, зарплата, торговля, склад. Их потерю почувствуют все и сразу.
• Файлы — общие папки на сервере, договоры, сметы, чертежи, а также документы, которые сотрудники хранят на рабочем столе своего компьютера.
• Почта — если она хранится на компьютерах или на своём почтовом сервере. Почту у внешнего провайдера тоже стоит выгружать: удалённое письмо там восстанавливается не всегда.
• Настройки — конфигурация сервера, роутера и программ, список учётных записей и доступов. Без них восстановление затягивается на дни, даже если сами данные целы.
• Данные отраслевых программ — CRM на своём сервере, складские и кассовые программы, базы проектов.

Облачный диск с синхронизацией — не резервная копия. Если файл удалили или зашифровали на компьютере, синхронизация аккуратно повторит это и в облаке. Выручить может только история версий, а её глубина обычно ограничена.

От чего защищает резервная копия

Копия нужна не только на случай вирусов. Данные теряют по самым будничным причинам:

• Поломка диска или сервера. Диски изнашиваются и отказывают без предупреждения, в том числе новые.
• Ошибка сотрудника. Удалил папку, перезаписал файл старой версией, запустил в 1С обработку, которая испортила документы за квартал.
• Вирус-шифровальщик — программа, которая шифрует файлы и требует выкуп за ключ. Без копии выбор небольшой: платить или терять данные.
• Кража. Унесли ноутбук директора или системный блок сервера.
• Пожар, протечка, скачок напряжения. Страдает всё, что стоит в одном помещении, — и сервер, и диск с копиями рядом с ним.
• Неудачное обновление. Обновили 1С или операционную систему, и база перестала открываться.

Есть и коварный сценарий: порчу замечают не сразу. Файл повредился, а открыли его через две недели. Если всё это время единственная копия перезаписывалась каждую ночь, исправной версии уже нет. Поэтому важно не только делать копии, но и хранить несколько версий за разные дни.

Правило 3-2-1 простыми словами

Правило 3-2-1 — простая схема, которая закрывает почти все перечисленные риски:

• 3 экземпляра данных: рабочие данные и две копии;
• 2 разных носителя или устройства — а не две папки на одном диске;
• 1 копия хранится вне офиса.

Сетевое хранилище, или NAS, — отдельное устройство с дисками, которое подключается к сети офиса и принимает копии по расписанию. Как его выбрать и защитить, рассказали в статье про NAS для офиса.

Иногда правило расширяют до 3-2-1-1-0: ещё одна копия отключена от сети или защищена от изменения и удаления, а проверка восстановления проходит без ошибок. Для небольшой компании смысл простой: хотя бы до одной копии вирус не должен дотянуться, даже если получил права администратора.

Как настроить резервное копирование данных: полные и инкрементные копии

Программы резервного копирования умеют делать копии разными способами. Руководителю достаточно знать два:

• Полная копия — все данные целиком. Восстанавливать из неё проще всего, но она занимает много места и долго создаётся.
• Инкрементная копия — только то, что изменилось с прошлой копии. Делается быстро и занимает мало места, но для восстановления нужна вся цепочка: последняя полная копия и все инкрементные после неё.

Обычная схема — полная копия раз в неделю, инкрементные каждый день или несколько раз в день. Есть ещё дифференциальная копия: всё, что изменилось с последней полной. По объёму и удобству она находится посередине.

Базы 1С копируют своими способами: выгрузкой базы, средствами SQL-сервера или копированием файла базы, когда в ней никто не работает. Простое копирование файла во время работы пользователей может дать повреждённую копию. Подробно — в статье о резервном копировании 1С.

Расписание: сколько работы не жалко потерять

Частоту копий определяет один вопрос: сколько часов работы вы готовы ввести заново? Если в 1С за день проводят сотни документов, ночной копии мало — лучше копировать каждые несколько часов. Если файлы меняются редко, достаточно раза в сутки. Тяжёлые полные копии ставят на ночь, чтобы не замедлять работу.

Сколько хранить копии

Глубина хранения — то, насколько далеко в прошлое можно откатиться. Рабочая схема для небольшой компании:

• ежедневные копии — за последние две недели;
• еженедельные — за два-три месяца;
• ежемесячные — за год, а копию на конец года — дольше.

Так вы восстановите и вчерашний файл, и базу на дату до ошибки, которую нашли только при закрытии квартала.

Шифрование копий

В резервной копии лежит всё самое ценное: бухгалтерия, договоры, персональные данные сотрудников и клиентов. Если диск с копией потеряют или облачное хранилище взломают, утечёт сразу всё. Поэтому копии, которые покидают офис, шифруют обязательно, а остальные — желательно.

У шифрования одно требование: ключ или пароль хранят отдельно от копий и не в единственном экземпляре. Например, в менеджере паролей и в запечатанном конверте у директора. Без ключа копию не расшифрует никто, включая вас.

Проверка восстановления

Копия, из которой ни разу не восстанавливались, — это надежда, а не копия. Задание может месяцами завершаться с ошибкой: место на диске закончилось, пароль к облаку сменили, сервер переименовали — и копирование тихо остановилось.

Что делать:

• настроить уведомления: если копия не создалась, об этом должен узнать конкретный человек в тот же день;
• раз в месяц восстанавливать несколько случайных файлов и открывать их;
• раз в квартал разворачивать копию базы 1С на отдельном компьютере, входить в неё и формировать пару отчётов;
• засекать время полного восстановления. Если сервер поднимается из копии двое суток, это нужно знать заранее, а не в день аварии.

Частые ошибки в резервном копировании для бизнеса

• Копия на том же диске или том же сервере. Сломался сервер — пропали и данные, и копия.
• Копию никто не проверял. О том, что она пустая или битая, узнают в день аварии.
• Копии лежат в сетевой папке, доступной всем. Шифровальщик шифрует всё, до чего дотягивается с заражённого компьютера, в том числе подключённые сетевые диски. Папка с копиями не должна быть видна сотрудникам, а записывать в неё должна только программа копирования под отдельной учётной записью.
• Внешний диск подключён постоянно. Для вируса это ещё одна папка. Надёжнее диск, который подключают только на время копирования, или облако с защитой от удаления.
• Одна копия, которая перезаписывается каждую ночь. Испорченные данные молча заменяют хорошие.
• RAID вместо копии. Зеркало из двух дисков спасает от поломки одного из них, но удалённый файл исчезает с обоих сразу.
• Всё знает один человек. Где лежат копии, как из них восстановиться и какой пароль у шифрования — всё это должно быть записано, а не храниться в голове администратора.

Если не хотите разбираться сами, настроим резервное копирование серверов и 1С по схеме 3-2-1 с шифрованием, подключим мониторинг и проверим, что из копий действительно можно восстановиться.

Хорошая резервная копия — скучная вещь: она делается сама, лежит в нескольких местах, зашифрована и регулярно проверяется. Начните с простого — составьте список важных данных и узнайте, когда из копии восстанавливались в последний раз. Этот ответ покажет, насколько компания защищена на самом деле.